Workshops og samarbeid

Som teamleder må du legge til rette for godt samarbeid i teamet ditt. En måte å samarbeide på, eller å komme i gang med samarbeid på, er å ha workshops (/arbeidsmøter).

Det som er fint med workshops er at det krever involvering fra de som deltar. Å ha en workshop uten at alle er med, er kun et vanlig møte. Når vi gjør noe, lærer vi bedre. Benjamin Franklin sa “Tell me and I forget, teach me and I remember, involve me and I learn”. Og som gruppe kan vi få til mer enn når vi er alene, spesielt om vi er tverrfaglige.

Jeg skal kort gjennomgå noen tips til hvordan arrangere morsomme og interessante workshops.

Tillit

For å få folk til å komme med de beste idéene, er det viktig med tillit. En måte å skape tillit på er å starte workshopen med en «Ice breaker», — en uhøytidelig øvelse før man begynner. I Dfind Consulting brukte jeg nylig «ett ord i gangen»-øvelsen, hvor hver deltaker sier ett ord hver, i tur og orden, og til slutt blir ordene til en setning. Det skapte latter og det fikk folk til å slappe av. Resultatet ble, til min store overraskelse, fornuftig: «Inspirerende samarbeid er kult og alle bør være sammen om hverandres idé». 12 personer blir til 12 ord i en setning.

En annen viktig sak er å få etablert regler om hvordan vi skal være mot hverandre, såkalt etikette. I mindre sammensveisede miljøer er det lurt å tenke på regler som beskytter mot at noen blir krenket, for eksempel kan en generell regel være «Vi behandler kollegaer, kunder og ledere likt». En slik regel skal bidra til å fremme likebehandling og redusere konflikter.

Regler som inkluderer mangfold og inkluderingstankegang kan være:

1. Snakk fra din egen erfaring i stedet for å generalisere.


2. Unngå å ugyldiggjøre en annens historie med din vurdering av deres innspill.


3. Målet er ikke å alltid være enig, målet er å få en bedre forståelse.


4. Vær bevisst på kroppsspråket ditt og ikke-verbal respons.

I tillegg bør man ha vanlige regler som at «hvert innspill er et godt innspill» og «store og sprø idéer er velkommen», slik at folk ikke blir redde for å si det de tenker.

For å være sikker på at alle får sagt det man mener, må man dele inn i mindre grupper, gjerne helt ned i 3 per gruppe. Gruppene bør ha en avtale på at alle skal si noe, og i den sammenheng kan man for eksempel bruke en penn. Den som har penna snakker, og penna går på rundgang. I virtuelle «breakout» rom, må man ha en talestyrer som passer på at alle sier noe.

Forandring fryder

Det er mange forskjellige teknikker å bruke når man skal kjøre en workshop. Min erfaring er at forandring fryder. Hvis teamet ditt er vant med at alt foregår på skjerm, er det fint å variere med en workshop der man bruker fysiske ting som en vanlig tavle eller en «white board». Og motsatt, er man vant med å bruke whiteboard og papir, bruk Miro på PC.

Nylig flytta jeg jira-tavla over på en fysisk tavle med én oppgave per post-it, som vi oppdaterte hver dag i en uke. Målet var å få flest mulig lapper over til høyre side (til status «Ferdig»). Dette hjalp på motivasjonen i teamet. Mange av de involverte likte å flytte lapper fysisk. Det krever selvsagt en del manuell oppdatering av fasilitator/meg å holde Jira-tavla og den fysiske tavla i synk, men det er også en glimrende mulighet for fasilitator/meg å se det man holder på med i et nytt perspektiv.

Typer workshops

Ellers er det haugevis med tips på nett til forskjellige workshop-teknikker. Men jeg anbefaler:

• Bryt opp og gjør noe annet, som for eksempel: flytt Jira-oppgaver (eller oppgaver i et digitalt verktøy) over på post-its og oppdatér tavla fysisk.


• 
  «Future backwards», for å legge en strategi framover eller lage en plan. Ha god tid.


• 
  «The world café» for å få gode samtaler og produsert noe konkret, for eksempel lage et utkast til en ny applikasjon med bruk av papir og teip etc.

• 
  Projisering: Finn et bilde som for eksempel representerer hvilken opplevelse brukere skal ha av tjenesten vi skal utvikle og la gruppene diskutere og argumentere for hvorfor de har valgt seg det og det bildet. Kjernen i øvelsen er samtalene rundt bildene.


• Og ikke minst, et forslag til virtuelle workshops: bruk «Tre små griser» som retrospektiv iblant. «Three little pigs» er en morsom retrospektiv-metode som får frem litt andre poeng enn de vanlige typene retrospektiv: «Hus av strå», «Hus av pinner» og «Hus av mur» i stedet for «Hva var dårlig?», «Hva kan forbedres?» etc.

Det viktigste kommer likevel til slutt: etterarbeidet og tiltak. Det man kommer fram til i workshopen skal brukes videre. Tiltak skal gjennomføres av team-deltakerne og teamleder må sørge for det. Det er viktig at teamleder tar hovedansvaret og sørger for at tiltak blir gjennomført.

Oppsummering

Oppsummert blir dette:

• Start med en «Ice-breaker»


• Bestem regler for oppførsel


• Del inn i grupper på 3 personer, også virtuelt i «break out rooms», og pass på at alle får sagt sin mening


• Bruk en workshop-teknikk som er en variasjon i teamet sin hverdag


• Teamleder sørger for at alle tiltak blir gjort

Om du har spørsmål eller tanker, kontakt meg på heidi.hundala@dfind.no

Workshops og samarbeid was originally published in Dfind Consulting on Medium, where people are continuing the conversation by highlighting and responding to this story.